Kanały komunikacji (czyli sposoby komunikacji) w przedsiębiorstwie, służą do przekazywania informacji np. pomiędzy poszczególnymi wydziałami, poziomami organizacyjnym i przedsiębiorstwa, pomiędzy pracownikami a zarządem czy pomiędzy przedsiębiorstwem a kooperantami.
Najczęściej jest to przekaz ustny, "papierowy" z wykorzystaniem np. tablic informacyjnych czy elektroniczny wykorzystujący narzędzia poczty elektronicznej. Bardziej zaawansowane organizacje mają wdrożone mniej lub bardziej rozbudowane systemy informatyczne wspierające procesy planowania, produkcji, gospodarki magazynowej czy służby utrzymania ruchu. Czasem jest to komunikacja tylko jednostronna, czasem dwustronna ale dość wybiórcza, a zdarza się, że komunikacja przebiega sprawnie w obu kierunkach.
Jednak w tym miejscu należy pamiętać o komunikacji dotyczącej innych spraw, niż zarządzanie przedsiębiorstwem i jego głównymi procesami. Są to sprawy związane z budowaniem dobrych relacji między pracownikami, z budowaniem kultury organizacyjnej, wreszcie z przestrzeganiem zapisów w Regulaminach, instrukcjach czy Kodeksach Postępowania.
Publikując np. Kodeks Etyczny nie wystarczy jego przesłanie drogą elektroniczną do współpracowników czy wywieszenie na tablicy ogłoszeń. Konieczne jest szkolenie wyjaśniające cel, zakres i zasady zawarte w w danym dokumencie. najczęściej w samym dokumencie oraz podczas szkolenia wszyscy uczestnicy oraz interesariusze przedsiębiorstwa są proszeni o przestrzeganie prezentowanych zasad oraz o zgłaszanie ich naruszeń.
Ważne jest wskazanie w jaki sposób mogą to zrobić oraz zapewnienie, że zgłaszający będzie bezpieczny podczas wyjaśniania sprawy i po jej zakończeniu. Konieczne jest więc wskazanie dla wszystkich członków organizacji ważnych dla nich kanałów komunikacji.
Wszelkie naruszenia obowiązujących zasad w przedsiębiorstwie zależnie od skali problemu, mogą być zgłaszane otwarcie do bezpośredniego przełożonego lub poufnie:
Ważne jest to, żeby wskazać odbiorcę połączenia lub wiadomości przesłanej na wskazany adres e-mail, jeśli nie jest to organizacja spoza przedsiębiorstwa.
Sama procedura zgłaszania i rozpatrywania zgłoszonych problemów powinna być udokumentowana, oraz w prosty, czytelny sposób informowała wszystkich o sposobie postępowania ze zgłoszeniem. Jeśli przedsiębiorstwo postanowi zbudować procedurę w oparciu o prawo, apel do wszystkich prawników, aby nie przesadzali z formułkami prawnymi w treści procedury. Procedura musi być czytelna dla każdego interesariusza wewnętrznego i zewnętrznego i powinna pozwalać, na załatwienie problemu bez angażowania specjalistów od prawa.
Dobrze skonstruowany system komunikacji dający możliwość składania skarg działa jak prewencja i bardzo często, choć nie zawsze powoduje, że nikt nie łamie obowiązujących zasad.
Opublikowano: 06/10/2019